2015年10月24日

スケジュール管理シートの大幅アップデート

2015.10.24(土)
グロービスに通うと決めた時、MBA取得までどれくらいの時間を使うのか計測しようと思い、
毎日つけていたライフログをグロービス向けに細かく見れるような時間管理のシートを作成しました。
それがgoogle spread sheetのこちら。

MBA グロービス経営大学院 タイムスケジュール管理シート 現ver

ただ その時は 途中で挫折するリスクも含め、ざっくりとした項目にしていました。
大項目で4つ「仕事」「プライベート」「MBA(グロービス)」「睡眠」
その中で小項目をそれぞれ2個、3個、MBAは細かく見て5個、睡眠は小項目なし、といった程度。

そのため、家族との会話の時間も家事をする時間も全て「プライベート > 家族」という項目に一緒になる、
同窓会役員会のような仕事じゃないけど仕事のような項目をどこに含めれば良いのかわからない、
移動や準備時間を分離していないため、それらも大項目の時間に含まってしまうなど、
結構な問題点が出ていました。

また項目がざっくりすぎて 時間管理において バランスのどこを改善すればいいのか見えにくいことも
現バージョンの管理シートの難しいところでした。


しかしながらこの管理シートを運用して2年4ヶ月過ぎましたが、全然余裕で管理できるわと。笑
途中で挫けるんじゃないかと当時の自分は心配もしましたが、未来の自分を過小評価しすぎていました。
スペックは低いですが、継続力だけはやはり強いと改めて自己分析です。

という訳で、グロービスを卒業した後はスケジュール管理をより細分化しようと想い、
大幅にバージョンアップしたタイムスケジュール管理シートがこちら。

MBA グロービス経営大学院 タイムスケジュール管理シート 新ver

こちらのバージョンですと、大項目で6項目、小項目含め62項目あり、
現バージョンの6倍の細かさで見ることができます!!!笑

これで移動時間や出掛ける前の準備時間も細かく見れますし、
同窓会や家事、WEBサイト運営などのプライベートの仕事も分離して見ることができ、
「その他」という大項目がセットされたので、無駄な時間も見れるようになりました。

「本当にそれだけ細かくして大丈夫なの?続くの?」とご指摘を受けると思いますが、
続くための仕組みとオペレーションもしっかりと設計しました。

先ず大幅に自動化を進めました。
今までと同じオペレーションでログを記録すると、完全ではないですが ほぼ自動的に時間が分類されます。

そしてこの管理シートで一番時間がかかっていたのがライフログの計測です。
ある日のグロービスの時間をどうやって算出していたかと言うと、

09:00, 10:00, MBA, イノベイティブ・ストラテジー予習
13:00, 14:15, MBA, マーケティング2 復習

上記のようなライフログを毎日15分単位で記録しているのですが、
使った時間を自分で計算し、該当の項目に割振るというだいぶアナログなオペレーションでした。
0.25刻みの足し算引き算24時間分行うという、よくまぁ続いたなと思うような運用でしたが、
そこが今回自動化したことでかなり楽になっています^^

試しに2015年の1~3月の3ヶ月分を新管理シートの方に入力してみましたが、新の方が楽にいけます^^
取り敢えず2015年度を新バージョンに乗せ換えてみようかなと思います。

シートを作り始めると楽しくなってしまって、どうすれば より楽になるのかを考えるのが至福でした。
ただ自動化を諸々進めたため、シートが関数だらけでファイル自体はだいぶ重たくなりました。笑

例えば ある日の曜日を求めるだけで以下の式です。
=if(A10="","",vlookup(WEEKDAY(DATE('計測_日'!$A$1,A10,B10),1),config!$A$2:$B$8,2))

でもおかげでサマリも日、週、月、年で自動で算出されるので、
オペレーションはだいぶスッキリしました!


グロービスを卒業するまでは過去との比較をするために現行のバージョンで管理していきますが、
卒業後は新バージョンに移行するのと、合わせて過去のログも新バージョンにマイグレーションしたいと思います。

ちなみに見る人が見たら引くと嫁に言われてしまいました。笑
でもデータ見るのや管理するのが好きなんですよね。それとgoogle spreadsheetやEXCELというツールも好き。
それに時間という有限リソースを自分がどう消費しているのかって私はかなり気になるタイプ。
なので誰になんと言われようとも計測は続けます!

またライフログってちょっとした日記のようなものなので、過去を振り返れて楽しい^^
意外と人間の記憶ってキーワードさえ思い出せれば結構思い出せるんだとも感じました。
ライフログを取ること、お勧めします!

グロービスを卒業して時間ができたら、時間計測の仕方・コツをまとめて公開したいな。




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posted by ニーシェ at 08:52 | Comment(0) | TrackBack(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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